Les 5 vraies questions à se poser avant d’envoyer vos premiers salariés à l’étranger

Dans le cadre du développement international de l’entreprise, il est naturel d’envoyer des salariés à l’étranger pour gagner de nouveaux marchés. Ces premières missions (les « ambassadeurs ») apportent de nouveaux défis aux responsables des ressources humaines et aux DAF qui peuvent parfois sembler insurmontables.

La première question qui vient généralement à l’esprit concerne le coût de l’expatriation. Or le coût sera en réalité la dernière réponse obtenue. En effet, avant même de pouvoir arriver à cette étape, il convient de résoudre d’autres problématiques.

Quels sont donc les premières questions et reflexes à avoir en mobilité internationale ?

1. La mission à l’étranger créera-t-elle un établissement stable ?

En d’autres termes est ce que l’activité à l’étranger sera redevable d’un impôt sur les sociétés dans le pays de la mission ?

La notion d’établissement stable est définie dans la Convention modèle de l’O.C.D.E. comme "une installation fixe d’affaires par l’intermédiaire de laquelle une entreprise exerce tout ou partie de ses activités". La convention modèle de l’OCDE reprend une liste d’exemples d’établissements stables : un siège de direction, une succursale, un bureau, une usine, un atelier, une mine, un puits de pétrole ou de gaz, une carrière, ou tout autre lieu d’extraction de ressources naturelles. Il est toutefois possible d’avoir un établissement stable même avec un salarié travaillant de son domicile.

Ainsi, il est recommandable à ce stade de faire appel à un avocat fiscaliste qui sera en mesure de confirmer la probabilité de requalification de l’activité à l’étranger en établissement stable.

2. Quelles seront les conditions d’exercice de l’activité à l’étranger ?

Il faudra également regarder de près les conditions d’exercice de la mission. Ainsi, il conviendra de bien s’assurer des formalités en terme d’immigration (respect des autorisations nécessaires pour travailler dans le pays d’accueil), des infrastructures sur place (facilités à trouver un logement, écoles pour les enfants…) mais également des éléments de sûreté / sécurité notamment dans les pays à risque.

3. Quelles vont être les obligations découlant du droit du travail et des dispositions de la convention collective ?

Le troisième point à vérifier réside dans l’application du droit du travail (contrat de travail et clause de mobilité) et l’application de la convention collective dans le cadre d’une mission à l’étranger. Par exemple, les entreprises qui sont couvertes par des conventions collectives telles que la convention collective des travaux publics, des bureaux d’études (Syntec) ou de la métallurgie, apprendront que celles-ci comportent des dispositions particulières en matière de mobilité des salariés à l’étranger. Sous réserve des nuances propres à chacune de ces conventions, l’employeur doit alors maintenir le salarié occupé hors de France à un régime de protection sociale équivalent à celui dont il bénéficiait en France.

4. Quel sera le régime fiscal et social du salarié à l’étranger ?

Il faudra pour cela déterminer la résidence fiscale du salarié (qui ne repose pas uniquement sur la règle des 183 jours contrairement aux idées reçues) par rapport aux règles de droit interne françaises, aux règles du pays d’accueil mais également, si elle existe, aux dispositions de la convention fiscale entre les deux pays en cas de conflit de résidence. Là encore, l’entreprise devra se tourner vers le fiscaliste qui analysera les faits et sera en mesure de déterminer l’étendue de l’obligation fiscale du salarié.

Le régime social applicable sera souvent le premier élément de choix de l’entreprise. Les notions de détachement et d’expatriation feront leur entrée dans le vocabulaire des praticiens des ressources humaines avec, après une phase d’apprentissage, la compréhension qu’il faudra toujours préciser un détachement ou une expatriation au sens de la sécurité sociale (par opposition à un détachement / expatriation au sens du droit du travail par ex

emple). En bref, un détachement est le maintien de l’affiliation à la sécurité sociale française et une expatriation est une affiliation au régime du pays d’accueil. Le choix ici dépendra du régime du pays d’accueil (de son coût et de son niveau de couverture) et notamment de la durée de la mission (avec une tendance au détachement pour les missions de courte durée). Le cout élevé des cotisations sociales en France nécessite rapidement une comparaison car l’affiliation au régime étranger offrira dans la plupart des pays un avantage financier. Par ailleurs l’existence d’une possible couverture volontaire via la CFE (Caisse des français de l’étranger) en supplément du régime local de sécurité sociale offre des possibilités intéressantes (Cela est également applicable pour la retraite complémentaire avec le Groupe Humanis CRE-IRCAFEX.)

5. Quel accompagnement pour mes salariés?

Une fois ces éléments traités, le package du salarié pourra être développé avec les notions de différences de coûts de vie (COLA – Cost of Living Allowance), besoin en termes de déménagement, hébergement, fluctuations de taux de change, implications pour les enfants (école) et le conjoint en cas d’’expatriation en famille.

Ces éléments nécessiteront rapidement de développer si ce n’est une politique pour les premières expatriations au moins des grands principes à respecter (guidelines). Cette politique embryonnaire devra également coller à la stratégie de l’entreprise sur sa gestion des talents et de ses besoins opérationnels afin de simplifier et d’accélérer la mise en œuvre des futurs départs à l’étranger.

Une fois ces éléments déterminés, l’entreprise sera enfin en mesure de calculer le cout de la mission à l’étranger (sans oublier d’y inclure le cout des prestataires multiples).

Si ce n’est déjà fait, le DAF ou responsable des ressources humaines devrait à ce stade se tourner vers des spécialistes de la gestion des expatriés comme nous le sommes à UniMobility. C’est au final le seul et bon réflexe à avoir !